חשבוניות ממוחשבות – למה להשתמש בנייר אם אפשר דרך המחשב?
בשנים האחרונות יותר ויותר חברות ועסקים עברו לעבוד עם חשבוניות ממוחשבות, זאת לאחר שהמדינה אישרה במסגרת חוק, שניתן להעביר חשבוניות ממוחשבות אשר נחשבות מאובטחות ומאושרות.
הרעיון של שליחת חשבוניות מאובטחות ו/או מאושרות הוא, במקום להשתמש בנייר, במקום לשלוח בדואר או בפקס, אפשר להעביר מסמכים דרך המייל, ביניהם גם חשבוניות אשר אפשר להעביר ללקוחות או לספקים שונים.
לפני שנסביר את היתרונות שבשליחת חשבונית ממוחשבת, יש להסביר את ההבדל בין חשבונית מאובטחת למאושרת. חשבונית מאובטחת היא כזו שלא עברה שינוי מהרגע שיצאה מאיתנו אל הלקוח אך היא גם לא חתומה. מדובר בחשבונית שמוגדרת כמאובטחת אך היא נחשבת פחות אמינה מחשבונית מאושרת, שכן חתומה ומזוהה על ידי גורם מאשר במדינת ישראל. ניתן לשלוח חשבוניות מאושרות ישירות מתוך מערכת הפריוריטי איתה עובדים העסקים השונים.
מרבית העסקים מעדיפים לעבוד עם חשבוניות מאושרות מאשר מאובטחות, מאחר והשימוש בהן לא מוגבל ועצם העובדה שקיימת חתימה דיגיטלית מאשרת שמדובר בחשבונית אמיתית ואיכותית
מדוע אנשים בוחרים להשתמש בחשבוניות ממוחשבות?
כפי שנוכל לראות מיד יש לכך מספר סיבות, וכל אחת בפני עצמה היא סיבה מספיק טובה להשתמש בחשבוניות כאלה, בוודאי אם מחברים את כולן ביחד.
חסכון בנייר – לא מדובר רק בשמירה על הסביבה, מה שרובנו שואפים לו, אלא מדובר בחסכון עצום במקום. במקום שנצטרך לשמור ניירת אינסופית בתוך קלסרים, אנחנו יכולים להעביר הכל דרך המחשב ונשמור את החשבוניות שם.
תיעוד – אם נמשיך את הקו של חסכון בנייר, הרי שיכולת התיעוד שלנו את החשבוניות היא הרבה יותר פושטה כאשר אנחנו יכולים לשמור אותן במחשב ואנחנו לא צריכים לתעד ולתייק אותן בקלסרים. כיום אפשר לשמור על החשבוניות במערכות ענן שונות ואז התיעוד הממוחשב לא תופס זיכרון במחשב והולך איתנו לכל מקום.
מהירות – גם בתנאים אופטימאליים של דואר ישראל, מה שלצערנו לא קיים היום, היכולת לשלוח חשבונית ממוחשבת במייל היא הרבה יותר מהירה מכל דרך אחרת, בוודאי אם אנחנו שולחים אותה בדואר.
הפנייה למספר גורמים – להבדיל מחשבונית רגילה, הרי שחשבונית ממוחשבת אנחנו יכולים לשלוח למספר גורמים בו זמנית, אנחנו לא צריכים לצלם או להדפיס, אנחנו יכולים דרך המייל לשלוח ללקוח, לרואה חשבון, הנהלת חשבונות ועוד.
איכות – האיכות של חשבוניות ממוחשבת היא מאוד גבוהה ומעניקה לנו הרבה אפשרויות לסקירה וכתיבת נתונים שונים על פי הצורך והכל דרך המחשב בפונט ברור וקריא.