תוכנה לניהול עסק – אז והיום
מנהלים עסק? יש משימות רבות בניהול העסק. אפשר ממש להתבלבל. צריך כמובן, שיהיה ניהול חשבונות מקצועי של העסק. כמובן, יש לנהל את הנוכחות של העובדים. צריך כמובן לנהל את המיילים, ולנהל משרד, הכולל פגישות, מכתבים, ועוד. כמובן, צריך לגבות תשלומים מהלקוחות, ולהפיק עבורם חשבוניות וקבלות. יש ליצור לידים לעסק, ולנהל אותם. מה הפתרון?
שינוי בתפיסת ניהול עסק באמצעות מחשב.
פעם, על דף הבית של המחשב השייך לבעל העסק, ראו אייקונים של תוכנות ניהול שונות. סביבו, היו מכשירים שונים. כיום, עולם ניהול העסק עבר שינוי. אם במשך שנים היו תוכנות שונות של כלים דיגיטליים לניהול העסק, הרי כיום, מנהלים את העסק בממשק אחד של תוכנה לניהול עסק. ממשק הכולל בתוכו כלים דיגיטליים חשובים לניהול העסק. כדי להבין טוב יותר את התוכנות לניהול העסק, נזכיר כלים דיגיטליים קטנים וישנים איתם ניהלו שנים רבות את העסק.
ניהול החשבונות של העסק.
במשך שנים רבות, השתמשו אך ורק בתוכנת חשבשבת עבור ניהול החשבונות של העסק. הסיבה הראשית לכך, הייתה שתוכנת חשבשבת פותחה לפני פיתוח ממשק windows. ולכן, מערכת זו הייתה פשוטה ומתאימה להתנהלות עם ממשק DOS הישן. בעשור האחרון, פותחו תוכנות חדשות לניהול חשבונות, המותאמות יותר לממשק windows, ומוכרות על ידי רשויות המיסים. תוכנות אלו ידידותיות ופשוטות, וגם חסרי ידע בתחום הנהלת החשבונות, יכולים להזין בהם נתונים.
ניהול יומן בתוכנת אאוטלוק.
במשך יותר מ30 שנה, משתמשים חלק מבעלי העסקים בתוכנת האאוטלוק. התוכנה, מאפשרת שליחה וקבלה של מיילים, וניהול יומנים. בתוכנת האאוטלוק, אפשר לנהל אנשי קשר. שנים רבות, היו קובעים פגישות באאוטלוק.
תוכנה לניהול לידים.
אחד מדרכי השיווק הטובות ביותר, היא משלוח ממוקד ללידים של מסרים שיווקיים. ישנם מערכות לניהול לידים, כמו למשל מערכת v.i.p plus. במערכות אלו, בונים טופס "צור קשר", או טופס "הרשמה לניוזלטר", ויש מערכת המנתחת את נתוני הלידים.
רישום נוכחות של עובדים.
כאשר עובד מעביר כרטיס נוכחות- לאן זורמים הנתונים? ישנם תוכנות ייעודיות, המנהלות את הנתונים של העובדים.
יש צורך במערכת אחת שתנהל את העסק.
קשה להתנהל מול כמה מערכות ניהול שונות של העסק בו זמנית. פעמים רבות נשאלת השאלה, האם אנו מנהלים באמת את העסק, או רק את השיווק סביבו. לכן, בעלי העסקים מחפשים מערכת אחת, איתה יוכלו לנהל את כל העסק. מערכת הניהול המתאימה ביותר לניהול עסקים, היא מערכת המתבססת על CRM.
מהי מערכת CRM?
מערכת CRM, הינה מערכת ניהול תוכן ומידע, שניתן להגמיש לפי צרכי העסק. מערכת זו, מאחדת בתוכה את כל המערכות והפונקציות שהזכרנו: ניהול יומן, ניהול לידים, ניהול הנהלת חשבונות, ועוד. כאשר יש לכם יומני קביעת פגישות המפוזרים בפייסבוק ובאינטרנט, המערכת תאחד את כל הנתונים ליומן אחד. המערכת, דואגת גם לגביית התשלומים של העסק, והפקת חשבוניות.
תוכנה לניהול עסק – כלים דיגיטליים זמינים מכל מקום בעולם.
אם פעם התוכנות לניהול עסק, היו נמצאות רק במשרד, הרי שכיום ניתן להתחבר לתוכנות אלו מכל מקום בעולם. מערכות CRM, הינם מערכות מבוססות ענן. ולכן, ניתן להתחבר לתוכנות אלו גם מהמחשב הביתי, מהטבלאט, ומהנייד. למעשה, אפשר מכל נקודה בעולם להתחבר אל העסק. כך, שהמעסיק תמיד יכול לדעת מי מהעובדים הגיע, ומי מהעובדים חסר.